6 Métricas Essenciais Para o Gerenciamento de Projetos
Antes mesmo de iniciar o gerenciamento de projetos, o primeiro passo para garantir êxito é definir as métricas para acompanhamento.
Ter indicadores de desempenho para cada etapa da implementação de um projeto é fundamental para otimizar os resultados e nortear o caminho da equipe.
Além disso, Os KPIs (Indicadores chave de performance) poderão auxiliar no planejamento preciso, como análise de histórico, se tornando uma verdadeira fórmula de sucesso para futuros projetos.
Os gestores precisam estar por dentro das melhores métricas ideais para cada projeto. Mas quais são elas? Como mensurar e analisar? Como alinhar as análises com a equipe? Sobre isso que iremos discutir hoje, acompanhe!
O que é gerenciamento de projetos?
O conceito por trás do termo gerenciamento de projetos envolve uma série de conhecimentos que tem como finalidade iniciar, planejar, executar e controlar o trabalho de uma equipe com um objetivo a ser alcançado. O projeto em si carrega a ?temporalidade?, ou seja, ele tem data para que o objetivo seja alcançado e finalizado.
Neste sentido não podemos ter como base para o gerenciamento de projetos ações que devam ser permanentes.
Explico: o gerenciamento de projetos envolve um resultado único, seja a inauguração de uma nova sede da empresa ou a criação de um novo produto. O projeto em si tem data para inÃcio, execução e finalização. E após isso o termo desaparece, até surgir um novo projeto.
Para que esse sistema de ?coisas? que fazem um projeto tomar forma e dê certo, é necessário o gerenciamento de projetos, que se faz através de alguns pilares já conhecidos e que podemos resumir assim:
1 - Escopo: o termo que no nosso vocabulário tradicional significa alvo, em gerenciamento de projetos significa deixar claro o tamanho e os objetivos do mesmo. É fundamental um escopo bem definido para que um projeto se desenvolva bem.
2 - Tempo: outra palavra facilmente entendÃvel, o tempo é colocado na mesa de discussão logo após termos um escopo definido. Afinal, se um projeto tem inÃcio, meio e fim, deve-se deixar claro quando ele irá começar, em quanto tempo ele deve evoluir e, sobretudo, quando ele será finalizado.
3 – Custo: aqui estamos falando de dinheiro, prioritariamente, mas não somente. Um projeto requer investimento, recursos, e com isso em mente devem-se colocar no lápis (ou tablet) as receitas, as despesas, os lucros, toda a parte que envolve a viabilidade financeira e prática de um projeto.
4 – Qualidade: nesta parte do processo há uma comparação entre o que foi planejado e o que foi entregue. Deve existir uma harmonia perfeita entre o que foi entregue e o que foi definido no escopo como objetivo e meta.
O gerenciamento de projetos garante que uma ação especÃfica seja realizada de forma produtiva e bem sucedida. É de essencial importância para empresas (e pessoas fÃsicas), pois a sua função é, sobretudo de assegurar que um projeto seja pensado, planejado, executado, monitorado e finalizado dentro de um processo organizacional viabilizador.
E para que o projeto seja viável, é necessário seguir pilares, e também métricas, que servirão para respaldar o andamento ou não do projeto.
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6 KPIs para monitorar no gerenciamento de projetos
Key Performance Indicator, ou KPI, traz em sua tradução a ?chave? para entendermos o conceito: traduzindo ao pé da letra, temos o termo indicadores-chaves de desempenho, que servem para mensurar ações, quantificar resultados e refletir sobre o andamento de um processo.
Sua importância é percebida facilmente, pois ela busca direcionar uma ação de melhoria, e também evitar que esta ação seja produzida tendo como parâmetros dados errados. Com isso em mente, uma KPI tem o poder de aperfeiçoar uma ação e melhorar resultados.
Assim, não pensar nesses indicadores mostra-se uma decisão não somente arriscada como indesejável em um gerenciamento de projeto, já que sua ausência possibilitará que erros sejam feitos em maior escala, e que os acertos não sejam entendidos na sua plenitude.
Pensamos em alguns indicadores, os mais relevantes, para utilizarmos como métricas de desempenho.
1 - Deadline
Deadline é um conceito que tomou forma no jornalismo, mas que possui significado similar dentro do gerenciamento de projetos. Ele é, em suma, a data limite para entrega de uma ação, e tem grande importância no processo, que não vai evoluir e se desenvolver se os prazos estipulados não forem cumpridos.
É daà que nasce a chamada linha da morte, tão necessária para o desenvolvimento de um projeto.
O prazo para a entrega de cada etapa do projeto é um fator determinante para que o projeto seja concretizado de acordo com o planejamento. Dessa maneira, estabelecer métricas que mostram se os prazos estão sendo cumpridos é uma forma de monitorar o andamento do projeto e programar melhorias, caso seja necessário.
2 - Recursos
Sua equipe sabe monitorar os recursos que serão necessários para o desenvolvimento do projeto? Analisar e monitorar os custos é fundamental para que não haja imprevistos nem que o projeto extrapole o investimento prefixado.
Essa métrica precisa ser avaliada a cada etapa entregue. Muitas vezes será preciso reajustar ou reduzir custos para que o projeto tenha sucesso e isso só é possÃvel mediante esse KPI.
Um bom entendimento desta métrica traz como efeito o bom andamento de um projeto, que deve se pautar pela noção exata das necessidades do cliente, pela busca de um objetivo bem definido do projeto, pelo conhecimento dos riscos que ele carrega e pelo conhecimento dos meios (de comunicação especialmente) utilizados para apresentar as informações.
Pensar nas variáveis de um projeto também ajudará a não desperdiçar recursos em um projeto, já que antecipar soluções será de grande utilidade caso problemas surjam durante o processo de evolução e de desenvolvimento. Problemas foram feitos para serem resolvidos, e resolvê-los com antecipação fará o projeto ter mais chances de ser um sucesso.
3 - Produtividade
Estabelecer métricas que controlam o tempo de entrega entre uma etapa e outra, garante que tudo esteja muito bem alinhado com o escopo do projeto. A porcentagem do tempo total necessário para a conclusão do projeto deve ser definida no escopo.
Se os prazos forem concluÃdos de acordo com cada etapa, é um indicativo de que o projeto será entregue dentro do tempo estimado, reduzindo riscos.
Saber gerir o tempo, com disciplina e inteligência, trará como resultado uma otimização dos processos dentro de um gerenciamento, além de uma maior produtividade nas ações.
Entender que cada pessoa deve encontrar os melhores meios para gerir seus próprios trabalhos se mostra importante, afinal, fazer o trabalho dos outros, por mais tentador que às vezes seja (principalmente para pessoas que gostam de centralizar o processo todo), o resultado tende a ser desastroso.
Não deixe as distrações atrapalharem, pois não é incomum que numa empresa se perceba que o foco em uma ação está comprometido por problemas de disciplina, de uma agenda feita sem planejamento, de uma lista de prioridades equivocada, todas estas questões atrapalham a produtividade.
4 - Maturidade do projeto
Questões como taxa de rotatividade de funcionários, número de profissionais capacitados, taxa de projetos bem-sucedidos, quantidade de valor agregado à empresa e número de profissionais envolvidos em um projeto são indicativos que demonstram o equilÃbrio da maturidade do projeto. Vale a pena aumentar a atenção nesses pontos.
5 - Valor agregado
Qual é o valor agregado ao término de cada etapa do projeto? E quanto à satisfação do cliente? O histórico dos seus projetos traz uma boa taxa de ROI?
Sua equipe de gerenciamento de projetos não deve esquecer do importante KPI medidor de retorno sobre investimento. Os projetos devem trazer resultados e sempre colaborar com o crescimento e avanço da empresa.
6 - Métricas de Qualidade
Como está a qualidade dos processos já realizados e em andamento dos seus projetos? Ter um indicador de desempenho que propõe-se a manter rigorosamente a qualidade do trabalho feito é uma maneira de reduzir falhas que possam comprometer a entrega do projeto.
Além disso, ter um padrão de qualidade pré-estabelecido ajuda sua equipe a automatizar os processos, tornando uma entrega de alta qualidade.
As métricas de qualidade utilizadas em um projeto tem como objetivo entender o resultado final de toda a ação, se houve harmonia entre o pensado e o entregue. Pensa-se na eficiência do projeto para observar se os recursos empregados foram necessários para a produção da ação.
O indicador de eficácia, fundamental, visa entender a relação do produto com o cliente; será que este cliente voltaria a trabalhar com a mesma equipe deste projeto? Com esta resposta, já entramos em outro indicador de qualidade, que é a quantidade de reclamações dos clientes.
Em outras palavras, se o cliente reclama demais, é sinal de que há algo errado. Não deixar que isso aconteça é prioritário no processo de gerenciamento de projetos.
Como alinhar as métricas com a equipe?
De nada adianta colher todos esses dados, se sua equipe não está por dentro dos resultados e previsões dos projetos. É necessária uma documentação rÃgida das mensurações obtidas por meio de planilhas, relatórios, gráficos, etc.
Faça reuniões constantes com a equipe para acompanhar os resultados, analisar falhas, projetar metas e alinhar os próximos passos. Deixe sempre à vista os gráficos de KPIs para que todos tenham acesso às informações, podendo trabalhar com mais clareza nas etapas do projeto.
Como aumentar a taxa de sucesso de um projeto?
O mercado atual encontra-se em alta competitividade, e desenvolver projetos estruturados de mudanças é crucial. A única maneira de obter sucesso por meio dessas mudanças é aplicar a gestão de projetos.
No entanto, o gerenciamento de projetos requer conhecimentos aprofundados da área que englobam:
Gestão de pessoas
Gestão de escopo
Gerenciamento de qualidade
Monitoramento de recursos
Comunicações e Stakeholders
Gerenciamento de riscos
Economia empresarial
Gestão estratégica
Para lidar com os maiores desafios dessa área, há uma necessidade muito grande de capacitação para domÃnio de todas as ferramentas e técnicas consagradas do PM-Bok e PMI. A escolha de uma Instituição de Ensino que ofereça uma metodologia de ensino reconhecida no paÃs é o primeiro passo para tornar essas mudanças reais.
Essa dica foi útil? Então confira também essas 5 técnicas de Gestão de Projetos que separamos para ajudar a garantir o sucesso do seu projeto!
