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Gerenciamento de projetos e a importância da comunicação

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Lídia Massari

O gerenciamento de projetos é indispensável, já que 97% das grandes empresas brasileiras obtém sucesso por conta de práticas e estratégias da área.

Contudo, as empresas buscam continuamente formas de medir o desempenho nos processos, mas esquecem do primordial, o alinhamento da comunicação.

Veremos a seguir como a falta da estratégia de comunicação pode arruinar qualquer plano de gestão de projetos. Acompanhe!

A importância da comunicação no gerenciamento de projetos

O que mais vemos no mundo dos negócios é um gestor que investe em todas as áreas do negócio, mas não dá importância para a comunicação eficiente ao colocar os projetos em andamento.

De acordo com um estudo realizado pelo Project Management Institute Brasil (PMI), foi constatado que 76% das empresas que fracassam nos projetos apresentam falhas na comunicação da equipe.

Um dos maiores desafios encontrados pelos gestores é se relacionar com diferentes perfis profissionais existentes na empresa. Além disso, não conseguem se expressar e transmitir tudo o que esperam de um projeto.

Outro dado interessante nessa pesquisa é que 78% das empresas que implementaram algum tipo de gerenciamento de comunicação estratégica obtiveram maior comprometimento da equipe e sucesso nos resultados.

>> 7 dicas para se comunicar melhor com sua equipe

O conceito da comunicação eficiente em projetos

  Uma comunicação eficaz é aquela que transmite a todos os envolvidos qual será o trajeto correto do cumprimento dos processos, metas e objetivos, eliminando assim qualquer ruído que possa resultar em atrasos ou falhas.

Hoje vivemos na era da informação e isso não é tão benéfico assim. Se os colaboradores são “bombardeados” com muitos dados e informações, pode ser que não consigam assimilar tudo. Sendo assim, é de responsabilidade do líder filtrar essas informações e repassar o que mais importa, a quem realmente importa.

Aliás, cada setor da empresa requer um tipo de linguagem e forma de comunicação diferentes, assim como canais de comunicação e tipo de abordagem.

Elaborar um plano de comunicação eficiente requer muito estudo e um olhar analítico para identificar os pontos que precisam de reajustes para que tudo seja colocado em prática. Veja a seguir como fazer isso!

4 formas de otimizar a comunicação da equipe

1 – Monte um plano de comunicação eficiente

A comunicação entre equipes requer muito planejamento sobre o que, quando e como ela será transmitida. Isso envolve etapas cruciais da comunicação, como por exemplo:

• Quem serão os principais receptores (gestores, líderes, colaboradores, clientes, etc).

• Tipo de comunicação com cada grupo de receptores.

• Quais serão os meios de comunicação utilizados para transmitir cada informação.

• Elaborar frequência e etapas da comunicação com o intuito de eliminar a sobrecarga de informação.

• Definir ou não um responsável pela comunicação com foco em projetos.

2 – Considere a utilização do modelo Canvas

Podemos resumir o modelo Canvas como um mapeamento visual, o qual identifica todas as etapas e prazos a serem cumpridos em um período determinado. É uma forma bem simples de lidar com gaps de comunicação.

Uma das ferramentas mais utilizadas que oferece esse modelo de gestão é o Trello. Assim, o gestor pode montar um processo e permitir aos líderes compreender melhor o fluxo de trabalho ideal.

3 – Trabalhe a gestão de mudanças

Se a empresa não tem em sua cultura um modelo específico de comunicação, precisará trabalhar com cuidado essa transição. Para auxiliar nesse processo é interessante pensar na implementação de uma gestão de mudanças.

Se você quer obter resultados melhores, algo precisa ser modificado. A gestão de mudanças vem de encontro com essa ideia, possibilitando implementar transformações significativas e melhorar as estratégias dos processos.

4 – Implemente uma gestão de conflitos

Tudo o que envolve mudanças na empresa é suscetível a conflitos entre equipes. Por isso, é importante que o líder tenha inteligência emocional para lidar com opiniões distintas, saber ouvir, ensinar e respeitar os colaboradores.

É de extrema importância que todos se sintam à vontade para expor opiniões, ideias e mudanças. Assim, cria-se um ambiente organizacional agradável, com colaboradores motivados a alcançar novas conquistas todos os dias.

Como está a comunicação na área de gerenciamento de projetos da sua empresa? Compartilhe conosco nos comentários e aproveite para conhecer 5 passos para aumentar os resultados na gestão de projetos do seu negócio!

 
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