Os maiores desafios da gestão de projetos e como superá-los

Podemos comparar a gestão de projetos com a condução de uma orquestra sinfônica, onde um único ruído feito pelo trompetista, por exemplo, acaba afetando todo o conjunto da obra, prejudicando o resultado final. Sem margem para erros, são muitos os desafios que um gestor de projetos e sua equipe precisam superar para que os objetivos sejam alcançados sempre com o maior índice de perfeição possível, com eficiência, apego aos detalhes e dentro dos prazos estabelecidos.

No conteúdo de hoje vamos conversar sobre os maiores desafios dentro da área da gestão de projetos, e como a superação destes é parte essencial para o desenvolvimento e a consolidação de uma organização bem sucedida, como foco em eficiência e bons resultados.

Uma boa leitura.

A importância da gestão de projetos dentro de uma organização

A gestão de projetos é um elemento central dentro de uma organização, sendo um dos grandes responsáveis pela viabilidade da empresa, independente de seu tamanho ou de sua complexidade.

Isso porque é através de um eficiente trabalho de gerenciamento de projetos que uma organização consegue aumentar e otimizar a sua produtividade, consegue melhorar a sua comunicação interna, consegue gerir de forma eficiente seus recursos, diminuindo os riscos de suas ações estratégicas e ainda consegue passar uma mensagem clara para todos os envolvidos de que ali se desenvolve uma empresa comprometida com a realização de seus objetivos.

Os maiores desafios da gestão de projetos

Um projeto bem planejado e executado é a chave para um negócio crescer, evoluir e alcançar seus objetivos. 

Entretanto, são muitos os desafios que se encontram entre o start inicial e a entrega do projeto final, sendo preciso muita inteligência e capacidade da equipe para não somente superar os desafios, como transformá-los em parte do sucesso da organização.

Por isso listamos os principais desafios que se apresentam na gestão de projetos e vamos entender como a superação de cada um destes é primordial para o sucesso de uma empresa.

Definição clara de objetivos e escopo do projeto

Há projetos de todos os tamanhos e cada um deles podem passar por problemas específicos para serem resolvidos. 

Uma particularidade de projetos maiores, com muitas pessoas envolvidas, é que o escopo do projeto, ou seja, a sua base, acaba sendo entendida de formas diferentes por cada um dos envolvidos. 

Esses ruídos e formas distintas de entendimento proporcionam falhas no processo, como uma execução errada.

Assim, um dos maiores desafios para a gestão de projetos é fazer com que o escopo seja muito bem definido, de forma clara, logo no início de um novo trabalho, e repassado para todos os membros da equipe. 

Como superar

É preciso deixar claro quais são os objetivos a serem atingidos, quais são os itens do escopo que precisam trabalhar para que se tenha um alinhamento entre o resultado final e as expectativas iniciais.

Gerenciamento dos prazos

Todo projeto precisa ser feito na sua máxima potência e com o menor tempo possível, porque todos os envolvidos querem, no fim das contas, que o projeto seja entregue o quanto antes.

Acontece que este mundo é o ideal, e não conta com imprevistos como mudanças de escopo, uma ideia nova que surge, uma demanda nova solicitada, e tudo isto impacta inevitavelmente nos prazos.

Desta forma, saber gerenciar os prazos é um dos grandes desafios encontrados na gestão de projetos, e superá-lo vai garantir que nunca haja conflitos sobre as entregas.

Como superar

É preciso ter um cronograma bem definido, com uma sequência de prioridades, mas a chave para um bom gerenciamento de prazos é você estar preparado para as mudanças, estando pronto para respondê-las imediatamente.

Comunicação

O sucesso de um projeto passa, inevitavelmente, por um processo todo feito com uma comunicação eficaz, clara e sem ruídos.

É impossível pensarmos numa gestão de projetos eficiente sem uma comunicação adequada. Este é um dos grandes, senão o maior desafio encontrado.

A comunicação é elemento vital para que não haja ruídos, para que exista um entendimento completo do projeto e para que ao final a relação de confiança entre todos os envolvidos se mantenha intacta.

Uma má comunicação gera ruídos, mal entendidos, e um projeto mal executado, na grande maioria das vezes. 

Esta má comunicação acontece por diversos motivos, como a diversidade da equipe, com pessoas com perfis diferentes, opiniões distintas, valores e crenças, além de outros motivos.

É muito fácil o gestor se perder no processo de comunicação, e assim permitir que essas falhas gerem entregas mal feitas.

Como superar 

É fundamental que o líder tenha total conhecimento sobre o perfil de sua equipe, entendendo todas estas diferenças de personalidades existentes.

Desta forma ele vai poder construir canais de comunicação eficientes, que não se restrinjam a um ou outro específico e que contemplem a todos. 

É preciso utilizar espaços adequados, como reuniões regulares, para tirar dúvidas e alinhar expectativas, além de atualizar a todos sobre o atual desenvolvimento do projeto.  

Além disso, é preciso utilizar ferramentas de comunicação diversas, como e-mails, aplicativos de mensagens, plataformas corporativas, dentre outras possibilidades. 

Isso porque a comunicação de um projeto é feita para grupos distintos, como equipe do projeto, stakeholders e fornecedores, e cada um deles demanda uma forma adequada e diferenciada de comunicação.  

Expectativa dos stakeholders

É preciso entender que cada stakeholder tem a expectativa de um benefício diferente com o projeto, sendo muito importante alinhar todas as expectativas para não gerar frustração.

Cada stakeholder tem maior ou menor influência no projeto, e não entender estes cenários vai acabar resultando em projetos finais que vão agradar uns e desagradar outros.

O desafio de alinhar as expectativas de todos os envolvidos passa por um outro desafio já listado, que é o da comunicação falha e incompleta.

Como superar

É fundamental um bom trabalho de comunicação, para que você consiga desde o início alinhar todas as expectativas dos stakeholders, para que ao final do projeto não gere frustração para ninguém.

Mudanças de prioridade

Outro grande desafio da gestão de projetos, sobretudo na nossa era, marcada por revoluções tecnológicas e transformações constantes, é a mudança de prioridade.

O mundo tem passado por mudanças quase que diárias, e um projeto não vai ficar isento deste cenário. 

As coisas podem mudar, com novas variáveis, novos escopos, novos conflitos, mudanças, novas ideias, novas necessidades dos clientes ou novas tecnologias.

Todas estas mudanças podem causar o aperfeiçoamento do seu projeto, como também a sua destruição, pois lidar com mudanças é um desafio que todo gestor de projetos precisa vencer.

Como superar

É preciso abraçar as mudanças, e principalmente, organizar as prioridades. Defina os itens mais importantes, para serem feitos primeiro, os menos importantes podem ser renegociados.

O principal deste desafio é estar atento às mudanças e saber distinguir o que é uma mudança que vai aperfeiçoar o projeto, de outra que irá prejudicar.

Como ter uma gestão de projetos eficiente

Se pudermos usar uma palavra-chave para representar a ideia de sucesso dentro de uma gestão de projetos esta palavra seria conhecimento.

Uma equipe capacitada, capitaneada por um gestor atualizado e com conhecimentos avançados de gestão é fundamental para que a organização seja bem sucedida.

A melhor maneira de se capacitar é através do estudo específico e direcionado, sendo um investimento não somente rico como necessário para o crescimento pessoal e coletivo.

Entre as diversas opções do mercado, o MBA é uma das mais eficientes e desejadas.

O MBA FGV em Gerenciamento de Projetos, da Trecsson, proporciona uma visão abrangente das melhores práticas de gerenciamento de projetos nas organizações, apresentando as suas áreas de conhecimento e o ferramental teórico a elas associado.

Após a realização deste curso, planejar, controlar e executar um projeto ou programa terá um impacto ainda maior na sua vida e na da empresa envolvida.

Conclusão

Hoje conhecemos os principais desafios encontrados dentro da gestão de projetos, e vimos como superá-los é primordial para que haja entregas bem sucedidas e projetos que vão contemplar, do início ao fim, todos os envolvidos.

Numa organização contemporânea é impossível não associar uma boa gestão de projetos com o sucesso dela a curto, médio e longo prazo.

Gostou do conteúdo? Continue conosco, temos muitos outros artigos sobre gestão e educação corporativa.