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4 dicas na hora de contratar um espaço para o seu evento corporativo

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Leidiana Palma

Organizar um evento corporativo pode ser uma tarefa agradável e muito satisfatória. Mas, para que tudo ocorra conforme o planejado é preciso alguns cuidados como a escolha do espaço ideal para o seu tipo de evento. Já imaginou um ambiente apertado, sem ventilação ou acústica?  

Todos os detalhes são importantes quando falamos em eventos corporativos, o som, o coffee-break, a estrutura para acomodar as pessoas, essas são as principais preocupações da equipe de organização do evento. Por isso a escolha do local merece uma atenção redobrada.

Não importa se será um treinamento pontual, uma reunião de alinhamento estratégico ou um curso corporativo, a escolha do local adequado vai garantir o sucesso desse acontecimento.

Para te ajudar na seleção do local e também a tomar uma boa decisão, veja algumas dicas que vão te guiar na escolha do espaço:

 

4 dicas para acertar na hora da escolha

 

1 - Tamanho do espaço e características do evento

Antes de mais nada, é preciso analisar qual o tamanho do evento, quantas pessoas irão participar e quais atividades serão desenvolvidas e por quanto tempo.

Outras informações importantes são se durante o evento serão realizadas apresentações, palestras ou workshops; quais eletrônicos e qual o tamanho do espaço necessário para desenvolver essas atividades. Tendo um cronograma claro que como será o evento, fica mais fácil começar a procurar o espaço ideal.

 

2 - Veja se o local é adequado para horário e dia do evento

A época do ano e o horário irão influenciar na hora de escolher o local. Dependendo do mês que você decidir realizar o seu evento, é preciso agendar com antecedência, afinal existem alguns períodos como dezembro/janeiro em que as empresas se reúnem para discutir o planejamento do exercício seguinte.

Fique atento também a outras datas festivas ao decorrer do ano, bem como as estações. Em épocas de chuvas, por exemplo, lugares abertos não serão indicados para o encontro, já eventos diurnos e programados para o alto do verão, devem acontecer em locais arejados e com refrigeração.

Essa é apenas uma observação extra, já que em locais fechados e climatizados como o espaço de Eventos da Trecsson, isso não seria um problema.

 

3 - Confira os extras que o local oferece

Alguns detalhes, se não pensados, podem arruinar a sua confraternização. Como o término da energia elétrica no meio de um evento realizado em um local sem gerador de energia. É importante checar todos os itens que o espaço oferece, como mesa, cadeiras, ar condicionado, telão para workshop ou apresentações, equipamento de som, entre outros.

Caso o local não ofereça esses equipamentos e móveis, vale a pena se planejar com os gastos que terá para alugar o que o local não fornece.

 

4 - Acessibilidade e mobilidade

Por último e não menos importante, é necessário contemplar todos os públicos. Para isso vale considerar um local com acessibilidade, já que é possível que alguns participantes do seu evento tenham algum tipo de debilidade física.

Garantir o acesso ao local a todos é uma preocupação que a organização deve ter ao escolher o local adequado.

 

 

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