Proposta de prestação de serviços: Como fazer para seu negócio

Um dos últimos passos antes do fechamento de um contrato comercial, a proposta de prestação de serviço se apresenta como o documento derradeiro para a captação de mais um cliente para o seu negócio. Sua importância é ímpar e os cuidados que se devem tomar são inúmeros.

Neste artigo vamos entender o que significa a proposta de prestação de serviços, qual a sua importância para o fechamento de contratos comerciais e como você pode fazer desta ferramenta uma poderosa aliada para conseguir mais clientes.

Proposta de prestação de serviços

Proposta de prestação de serviço é um documento que apresenta ao cliente todos os elementos existentes numa transação comercial específica. Ela pode ser construída por uma empresa ou por autônomos, e se destina ao possível cliente.

Neste documento é necessário conter todas as principais informações de forma detalhada, como os prazos de começo de trabalho e de entrega, os custos, as formas de pagamento, e outras informações que a empresa ou autônomo considere necessárias.

A proposta comercial de prestação de serviços é o passo final rumo ao fechamento do contrato de serviço. Por isso merece toda a atenção, cuidado e deve ser produzido de modo profissional, claro, honesto e coerente com os valores da empresa ou prestador de serviço.

Para que serve uma proposta de prestação de serviços

São algumas as finalidades desta ferramenta contratual, e uma delas é garantir ao cliente todas as condições necessárias para que ele possa receber uma prestação de serviço completa e eficiente. 

Assim, caso algo saia de rumo ou dê errado, o cliente terá como defesa a apresentação da proposta comercial de prestação de serviços , que lhe garanta um serviço eficiente e correto.

Neste caso a proposta servirá para esclarecer divergências entre o que foi ofertado e o que foi entregue.

Outra finalidade é a de antecipar ao cliente todas as etapas do serviço a ser prestado, com seus resultados esperados. Desta forma garante para cliente e empresa prestadora do serviço um parâmetro real do que será feito, com seus custos e o que se espera do resultado final.

Como fazer uma proposta de prestação de serviços

O passo inicial para fazer uma proposta de prestação de serviço é entender exatamente quais informações não podem faltar neste documento.

• Não podem faltar os prazos de início e de término do serviço, informações essenciais para que o cliente consiga se planejar e possa estar seguro de que as datas serão cumpridas com rigor;
• Informações relacionadas a preços e formas de pagamento, que normalmente são as iscas finais para captar mais um cliente. Apesar da importância, não foque tanto na questão financeira, trabalhe, sobretudo na qualidade dos serviços prestados e nos resultados;
• Não pode faltar um relato básico da equipe que será direcionada para trabalhar neste serviço proposto. Faça a apresentação da equipe com as funções respectivas de cada um deles;
• O documento em si precisa ser sucinto e direto, ou seja, não vale a pena construir uma monografia ou tese de mestrado. Tenha equilíbrio e consiga criar um documento ao mesmo tempo curto e direto, mas também rico e detalhado;
• Se coloque à disposição para tirar dúvidas, detalhar ainda mais as etapas a serem desenvolvidas e responder quaisquer questões sobre a proposta de prestação de serviços.

Observação importante: caso esta proposta seja determinante para o fechamento do contrato, então comemore, mas não termine o trabalho por aí. Mantenha os canais abertos para continuar tirando dúvidas e apresentar o acompanhamento contínuo de todo o trabalho que será realizado. Um pós venda eficiente é tão importante quanto um fechamento de contrato.

Dicas para montar uma proposta comercial de prestação de serviços 

Se você já sabe o que não pode faltar de jeito nenhum em uma proposta comercial de prestação de serviços, então chegou a hora de trabalhar os detalhes e conteúdos adicionais que podem te diferenciar dos concorrentes:

• Uma capa atraente e profissional – Tenha muito cuidado e atenção à capa de sua proposta comercial. Ela não deve ser somente bonita e atraente esteticamente, mas, sobretudo, profissional. Deixe bem claro os nomes das duas partes da parceira, a de sua empresa e a de seu possível cliente. Caso tenha uma logomarca, insira, para dar um ar ainda mais profissional.       
• Índice também merece cuidado – Crie um índice bem fácil de ser acompanhado, com todos os tópicos importantes e os relacione à respectiva página, para facilitar a leitura do cliente. Não deixa margem para erros ortográficos e muito menos de concordância, pois detalhes assim prejudicam a imagem profissional que você deseja passar; 
• Utilize planilhas, cronogramas e organogramas na proposta de prestação de serviços – Uma proposta de prestação de serviços precisa ser detalhada e de fácil visualização e entendimento. Sendo assim, use recursos como planilhas e cronogramas que geram melhor entendimento sobre o documento. Pense sempre na experiência que seu possível cliente terá ao começar a leitura. Esse material pode ser colocado como anexo;
• Esteja atento aos valores – Um dos principais elementos de uma proposta comercial é o valor cobrado pelos serviços. Você precisa ser honesto e claro o suficiente para se fazer entender e não gerar dúvidas nesta etapa do processo de fechamento de contrato. Tenha um consultor financeiro, ou administrador financeiro, para te guiar e ajudar a fazer um orçamento justo e profissional;
• Apresente as formas de pagamento – Em um mundo com tantas opções para fazer movimentação financeira, você deve deixar claro todas as formas aceitas pelo seu negócio. Esta parte deve ser muito bem explicativa e didática, além de direta;
• Apresente seu diferencial – Imagine-se no lugar de seu possível cliente. Além de querer um serviço que tenha um orçamento digno ele também deseja qualidade e certamente ficará inclinado a fechar contrato com o serviço que apresentar mais elementos diferenciados. Sendo assim, foque no que seu trabalho tenha de diferenciado comparado aos concorrentes. Apresente-se como a empresa perfeita para aquele serviço prestado;
• Apresente a sua empresa – Muitas propostas de prestação de serviços vêm com uma apresentação da empresa, ou do profissional. Se achar necessário, trabalhe em uma boa apresentação de seu negócio, mostrando um pouco do seu histórico, suas vitórias e conquistas, depoimentos e liste todas as habilidades e qualidades que sua empresa desenvolveu ao longo do tempo de vida. Seja direto e foque nos diferenciais.
• Apresente o serviço que será feito – Você certamente já explicou para o cliente todo o serviço que será contratado, mas ainda assim é muito importante que se detalhe na proposta de prestação de serviço todo o trabalho que será feito, para que ao final o cliente consiga comparar o que foi entregue e o que foi prometido;
• Mostre um cronograma de ação – Esta etapa é uma das mais relevantes e funciona como chave para que um cliente contrate ou não os seus serviços. Apresente de forma objetiva e clara todo o cronograma de ação, com as datas de início e de finalização, e no meio de tudo isso as etapas, serviços que serão feitos e datas de entrega de cada uma destas etapas. Seja preciso e tenha consciência que cumpri cronograma é o que faz de uma empresa uma marca respeitada;
• Não se esqueça das informações adicionais – Todos esses elementos que já foram ditos contemplam quase que totalmente uma proposta de prestação de serviços. Para finalizar o documento procure o que foi esquecido até aqui, como por exemplo, uma política de multas por atraso, ou de valores extras por serviços extras, ou condições de cancelamento. Pense nos detalhes que faltam para deixar o seu documento o mais completo possível. Leia nosso artigo sobre política comercial, ele irá ajudar você a definir essas informações.

O que fazer depois da proposta de prestação de serviços

Se sua empresa já enviou a proposta ao cliente, então resta esperar alguma resposta. Enquanto isso, você já pode planejar o trabalho de comunicação com o cliente partindo das duas perspectivas: caso seja contratado, é preciso pensar num ótimo trabalho de pós venda. Ou seja, de comunicação eficiente do andamento dos trabalhos contratados.

E caso a sua empresa não tenha sido escolhida, foque em manter essa relação profissional e busque entender o que te faltou para que o cliente escolhesse o seu serviço.

Conclusão

São muitos os elementos que fazem de uma empresa, ou de um profissional autônomo, um case de sucesso. Um desses elementos é o cuidado e o profissionalismo que se tem ao entregar uma proposta de prestação de serviços completa, sucinta, detalhada e bem escrita. Essas qualidades fazem de seu negócio um sucesso, e certamente eleva em quantidade e qualidade o número de clientes.

E você, utiliza esse recurso dentro de seu negócio?  

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