Modelagem de Processos: Conceitos e Dicas para Aplicar em Seu Negócio

Otimizar processos, melhorar comunicação e aperfeiçoar as atividades do dia são exemplos de como as empresas, independente de seu tamanho, podem crescer e ganhar cada vez mais mercado.

Outra prática que muitas delas vêm adotando é a chamada modelagem de processos, que vem auxiliando gestores, permitindo uma melhora de qualidade em todos os processos corporativos.

Neste artigo vamos conhecer o significado de modelagem de processos, como este conceito vem sendo empregado no mundo empresarial e vamos dar várias dicas de como aplicar em seu negócio.

O que é modelagem de processos?

A modelagem de processos é uma prática essencial para a gestão de processos, e consiste em uma apresentação e representação gráfica do fluxo de trabalho e das atividades de uma organização, visando documentar, entender e analisar o trabalho feito para transformar e automatizar. 

E como isso influencia na tomada de decisões de uma empresa?

Vamos entender melhor: através da diagramação de processos é possível que o gestor ou responsável consiga obter uma visão lógica das atividades, e a partir de então entender como o trabalho está sendo feito ou como deveria ser feito em uma empresa.

São três as possíveis formas de estruturar a modelagem:

• Diagrama
• Mapa
• Modelo

O Diagrama é a forma mais simplificada e bastante utilizada pelas empresas.

No mapa, além das atividades existentes, há também a ligação destas com os atores, resultados e eventos.

Por fim temos o modelo, que é o padrão em que existem mais detalhes. O modelo mostra os recursos envolvidos e é o tipo de modelagem que possibilita a simulação do processo em ambiente virtual.

Qual a importância da modelagem de processos? 

A modelagem de processos permite que a empresa consiga observar de uma forma abrangente e entender o funcionamento da organização. Esse entendimento gera para o gestor novas possibilidades, como a de aperfeiçoar processos, encontrar falhas existentes e detectar a todo o momento oportunidades de melhoria.

Para a equipe responsável é uma prática importante para documentar todas as fases dos processos, conseguindo com isso informações para, por exemplo, controlar estoque, produção e a qualidade de tudo o que é produzido.

Você só consegue ter uma visão mais clara destes processos a partir do momento em que todas as tarefas estão alinhadas, o que é possível a partir da modelagem de processos.

Assim, podemos dizer que a prática da modelagem de processos contribui para uma gestão mais eficiente, viabilizando a implementação de melhorias nos mais diferentes setores de uma empresa.

Benefícios que a Modelagem de Processos oferece para uma empresa

Uma empresa que promove a prática da Modelagem de processos tende a se beneficiar de diversas formas:

Otimiza a comunicação entre colaboradores 

O esquema de modelagem de processos consegue padronizar termos que quando não são padronizados acabam ganhando diversas nomenclaturas e acaba dificultando o entendimento dos mais diversos colaboradores dentro de uma organização. 

Assim, eles não se entendem e quem perde é a empresa, que sai prejudicada por conta de possíveis erros, além de atrasos. 

A modelagem de processos resolve este problema funcionando como um guia para os colaboradores e corrigindo essas falhas de comunicação.

Promove uma visão compartilhada do processo

Não há nada mais produtivo numa empresa que o conhecimento que é compartilhado com todos os colaboradores. O diagrama de processo funciona como facilitador na hora de documentar e disseminar o processo, alinhando o entendimento entre todos os colaboradores.

Basta que um colaborador consulte a representação gráfica de um processo para que todos saibam como o trabalho deve ser feito.

Isso faz com que o conhecimento que foi entregue por um colaborador rapidamente seja passado para todos os colaboradores responsáveis por estes setores.

Auxilia no treinamento de colaboradores

Quando uma empresa contrata um novo colaborador é de se imaginar que ela possua diversos materiais de suporte inicial para que aquele novo funcionário se adeque o mais rápido ao ritmo de trabalho daquele local.

Com a modelagem de processos este trabalho é feito de forma fácil e simples. Basta que exista um modelo de processos que ele será o guia ideal para que a pessoa tenha uma visão geral do trabalho. 

Este novo colaborador vai conseguir esclarecer todas as dúvidas bastando olhar o documento, sem a necessidade de tomar tempo desnecessário de membros da equipe responsáveis por este setor.

Evita desperdícios no processo

A modelagem de processos permite que gestores e responsáveis observem e entendam os processos de forma clara e abrangente. 

Desta forma, é possível observar gargalos no processo de produção ou outros problemas que antes era muito mais difícil de observar e de corrigir. 

Com as informações corretas é possível corrigir problemas e aperfeiçoar processos.

Aprimora a profissionalização dos colaboradores

O documento com a modelagem de processos entrega para todos os funcionários da empresa uma visão bem clara do negócio, e isso acaba contribuindo para o desenvolvimento profissional de todos os envolvidos, principalmente os colaboradores recém chegados que ainda estão na fase de entender o funcionamento dos processos da empresa.

Otimiza a utilização de recursos

A partir do momento em que você possui entendimento completo do processo, é possível que se construa padrões para aproveitar de uma forma muito mais eficiente todos os recursos da empresa. Isso otimiza o tempo, evita desperdícios de materiais e não permite que haja atrasos nas entregas.

Principais passos para implementar a modelagem de processos na empresa

O passo inicial para colocar a modelagem de processos em prática na empresa é decidir qual será a abordagem utilizada. Elas podem ser

• Top-down (de cima para baixo): demanda um levantamento de informações básicas e gerais sobre os processos;
• Middle-out (do meio para fora): modelo utiliza quando são identificadas falhas e problemas em uma tarefa ou fluxo.
• Bottom-up (de baixo para cima): essa abordagem é contrária ao top-down.

Escolheu seu modelo? Então vamos aos passos:

Coletando informações

Levante o maior volume possível de informações sobre as atividades e fluxo de trabalho que será avaliado no trabalho.

Essa etapa será mais fácil ou mais difícil de ser alcançada a depender de quão automatizada for a empresa. Quanto mais automatizada, mais fácil.

Nesta fase, basta identificar e anotar o máximo de dados que conseguir.

Organizando as informações

Desenvolva uma sequência das tarefas, indicando as responsabilidades de cada colaborador, insumos necessários em cada etapa e demais dados que foram coletados.

Essa organização é feita em três níveis de modelagem:

1. Diagrama: descritos somente o básico e geral;

2. Mapa: Versão mais detalhada;

3. Modelo: Versão completa, esta será a apresentação final.

Documentando tudo

Como o título indica, nesta fase é preciso documentar absolutamente tudo que for relevante: problemas, opções, soluções, fases e detalhes precisam ser registrados e documentados.

Essa documentação precisa ser compartilhada por meio de uma apresentação da organização, para que possa ser usada por todos.

Dicas para Aplicar a modelagem de processos em Seu Negócio 

Já sabemos como é importante a aplicação da modelagem de processos na empresa, já vimos a série de vantagens que ela oferece para todos os envolvidos e agora vamos dar dicas de como aplicar em sua empresa de uma forma eficiente.

Ter sempre em mente um objetivo claro

O sistema de modelagem de processos tende a funcionar perfeitamente se você tiver de forma muito clara o objetivo desejado com o uso. 

Detalhar menos que o necessário pode dificultar o trabalho

Você não pode deixar que informações importantes deixem de ser colocadas na representação do processo, porque a sua falta tende a gerar uma lacuna que vai prejudicar o entendimento do todo. 

O nível de detalhamento dos processos vai depender de uma série de variáveis, incluindo o objetivo desejado. Porém, deve-se entender que o modelo final precisa ser compreendido por várias pessoas envolvidas no projeto, e se faltar informações pertinentes, o trabalho não será completo e eficiente.

Detalhar mais que o necessário pode resultar em problemas também

Vamos falar de um dos erros mais comuns em modelagens de processos: o detalhamento excessivo do trabalho. 

Esse é um problema gerado pelo simples fato de querer detalhar demais uma tarefa, com a melhor das intenções. Porém isso acaba gerando o que chamamos de microgerenciamento, que representa por vezes um problema no processo de execução do processo pela equipe de trabalho.  

Revise o modelo

Uma dica de ouro: a necessidade de revisar o material assim que a primeira versão de diagramação é finalizada.

Sim, essa dica não precisaria ser dita, porém há muitas falhas nesta fase do processo, e isso gera problemas de entendimento do documento pela equipe de trabalho. Por isso é essencial que se revise todo o material, para corrigir possíveis erros que foram ignorados no processo de criação.

Essa revisão pode ser feita um tempo depois de finalizado, quando o nosso organismo está mais apto a perceber erros nossos. 

Uma segunda revisão faz bem

Revisou o material? Agora você pode buscar uma segunda opinião sobre ele, de repente de alguém também envolvido no trabalho, ou de um colega de trabalho. É muito importante esse segundo olhar para que as lacunas não aconteçam.

Conclusão

Subestimado por alguns, a modelagem de processos se apresenta como um ponto crucial que proporciona que uma empresa ganhe produtividade e corrija diversos problemas corporativos.

Sua utilização requer uma série de conhecimentos, mas nada que impeça de ser colocada em prática em seu negócio.

E você, já conhecia esta prática corporativa? 

Leia outros conteúdos como este em nosso blog.