Projetos

Gerenciamento de projetos: conheça as 10 áreas de conhecimento

Um dos conceitos mais relevantes dentro do universo corporativo, o Gerenciamento de Projetos é a base para o sucesso profissional, seja de uma empresa como um todo, seja de um projeto puro e simples. A ideia que envolve este termo carrega uma série de conhecimentos que tem como finalidade iniciar, planejar, executar e controlar o trabalho de uma equipe com um objetivo a ser alcançado.

O projeto em si é temporal, ou seja, ele tem data para que o objetivo seja alcançado e finalizado, assim não deve ser confundido com ações permanentes dentro de uma empresa. Ele tem data para início, para execução e para finalização. E após isso o termo some, até surgir justamente um novo projeto.

Já publicamos um artigo com métricas para o gerenciamento de projetos, vale muito a pena ler. Neste artigo aqui, o objetivo é expandir o entendimento sobre o tema e apresentar as dez áreas de conhecimento no gerenciamento de projetos.

Apresentando as áreas de conhecimento do Gerenciamento de Projetos

Pegue papel e caneta, pois agora você irá ver em detalhes quais são áreas de conhecimento que compõem o gerenciamento de projetos.

1 - Entendendo a integração

Como o próprio nome caracteriza, integração requer união, e uma ótima comunicação. É função do Gerente de Projetos fazer com que os componentes do projeto sejam integrados de forma harmônica, em tempo hábil, e respeitando os prazos.

É importante que todo o processo de gerenciamento do projeto envolva as partes do mesmo, externando assim a importância que cada componente do processo possui para que o resultado final do projeto seja bem executado e sucedido.

2 - A importância do Escopo

Já falamos de maneira rápida sobre a importância do escopo no Gerenciamento de projetos. O termo que no nosso vocabulário tradicional significa alvo, aqui significa deixar claro o tamanho e os objetivos do projeto. É fundamental um escopo bem definido para que um projeto se desenvolva bem.

O escopo do projeto visa definir todo o trabalho necessário para que ele saia do papel e se materialize. Essa ação exige do gestor uma capacidade indubitável para sempre avaliar e reavaliar todos os passos do projeto, para que em nenhum momento ele se afaste de seu objetivo principal.

3 - Gerenciamento do tempo e do cronograma são importantes?

Aqui temos outro conceito facilmente entendível. O tempo é parte consequente do escopo, ou seja, logo após termos um escopo (trabalho necessário para execução do projeto) definido, é fundamental planejar um cronograma de ações. Afinal de contas, se um projeto tem início, tem meio e tem fim, deve-se deixar bem claro quando ele irá começar, em quanto tempo ele deve evoluir e, sobretudo, quando ele será finalizado.

Assim, o tempo tem uma função primordial dentro de um projeto, e estar atento a ele será preponderante para que o mesmo seja bem sucedido.

4 - O Gerenciamento de Custos

Todos nós sabemos que todo projeto requer investimento e recursos, e é por conta desta necessidade e desta importância que o gerenciamento de custos é parte crucial no processo. Devem-se colocar na mesa todas as receitas, as despesas, os lucros, toda a parte que envolve a viabilidade financeira e prática de um projeto.

Entender como a parte financeira dá suporte ao bom andamento de um projeto é uma exigência para que gestores e gerentes sejam capazes de levar um projeto adiante, com poucas ou nenhuma falha.

Dentro do gerenciamento de custo, algumas ações são fundamentais:

- Planejar como vai se desenvolver o gerenciamento de custos

- Fazer uma estimativa dos custos do projeto

- Realizar a destinação dos recursos, ou seja, planejar o orçamento

- Por fim, controlar a todo instante os custos do projeto, para que possíveis mudanças não atrapalhem o resultado final.

5 - O Gerenciamento da Qualidade

Qualidade é a satisfação das necessidades do consumidor, é tudo que de mais importante há em um projeto, e é por isso que Gerenciamento da Qualidade é um conhecimento de extrema relevância dentro do projeto.

Nesta parte do processo há uma comparação entre o que foi planejado e o que foi entregue. Deve existir uma harmonia perfeita entre o que foi entregue e o que foi definido no escopo como objetivo e meta.

Deve-se, resumindo, garantir a qualidade através do conjunto de práticas dentro do processo. Para que isso aconteça, há a necessidade de haver um controle da qualidade.

6 - Recursos Humanos e a sua importância

Esta área lida, como o próprio nome indica, com o gerenciamento de pessoas. Sua importância é ímpar, já que aqui grande parte da estrutura do projeto é montada. É nesta área que são definidos os papéis e as responsabilidades de todos os membros da equipe do projeto.
Neste momento se faz todo o planejamento dos recursos humanos, como um calendário de trabalho para os membros. Há também o trabalho de mobilização da equipe, a cargo de seu líder, e que visa oferecer todo um clima propício para que a equipe esteja sempre motivada dentro do processo.
Outro trabalho fundamental dentro dos recursos humanos é o de gerenciar e avaliar a equipe, seja resolvendo conflitos, evitando discussões improdutivas, seja incentivando ou recompensando membros ou toda a equipe por boas ações e bons resultados.

7 - O Gerenciamento de Comunicações

Gerenciar comunicações é estar atento às informações do projeto que devem ser geradas e divulgadas em espaços próprios. O processo de gerenciamento de comunicação do projeto inclui todas as partes necessárias para assegurar que as informações sejam:
-Planejadas
-Coletadas
-Distribuídas
-Armazenadas
-Recuperadas
-Gerenciadas
-Controladas
-Monitoradas
Para que este processo aconteça de forma satisfatória e bem sucedida, é importante que o líder consiga: escutar, perguntar, levantar dados, persuadir, motivar, orientar, negociar, solucionar conflitos, dentre outras características.

8 - O Gerenciamento de Riscos

Antes de qualquer coisa, devemos definir o risco, que é uma combinação entre a probabilidade que determinado evento ocorra e os impactos por ele gerados caso ele ocorra de fato. Ou seja, gerenciar riscos é estar atento a todos os possíveis eventos que possam acontecer dentro de um projeto, gerando impactos dentro do mesmo.
O gerenciamento de risco trabalha com uma pergunta: o que posso fazer para diminuir ou até mesmo eliminar o impacto de determinada ocorrência dentro de um projeto?

9 - O Gerenciamento de Aquisições do projeto

Uma empresa quando vai contratar alguma coisa precisa definir:
1) O que vai ser comprado;
2) Encontrar onde ele pode ser comprado;
3) Selecionar e contratar
4) Administrar a entrega e encerrar o processo.
Para isso o gestor precisa:
Planejar o gerenciamento das aquisições: definir como que essa área será gerenciada;
Conduzir as aquisições: o ato de selecionar os fornecedores ou o fornecedor e chegar até a assinatura do contrato final;
Controlar as aquisições: com o contrato assinado, o gestor precisa gerenciar o contrato;
Encerrar as aquisições: encerrar formalmente a contratação.